Kako uspostaviti uspješan onboarding?

Zašto je onboarding ključan za organizaciju?

Onboarding nije samo formalnost, već strateški proces koji ima za cilj integrirati novozaposlene u organizaciju na način koji je učinkovit, profesionalan i usklađen s vizijom tvrtke. 

To je sustavan i predvidljiv proces prilagodbe novih zaposlenika, koji uključuje njihovu integraciju u radno okruženje, njihovu obuku, razumijevanje organizacijske kulture i postavljanje jasnih očekivanja. 

U uspješnom onboarding programu svaki je korak pažljivo planiran kako bi zaposlenici od prvog dana dobili potrebnu podršku i osjećali se dobrodošlo te puno brže i samopouzdanije počeli obavljati svoj posao.

Andrea Čerina, HR Consultant & Owner at HR&BIZ STUDIO

Kada je dobro osmišljen, onboarding utječe na produktivnost, zadržavanje i zadovoljstvo zaposlenika, a time i na dugoročni uspjeh organizacije.

S obzirom na to da se radi o procesu, nesumnjivo je da treba biti pažljivo organiziran no treba biti proveden s profesionalnim pristupom: svi zaposlenici trebaju biti informirani o dolasku novog zaposlenika. 

HR tim treba osigurati da je sva potrebna papirologija završena prije prvog dana i svi resursi rezervirani za prvi dan/tjedan/mjesec, unaprijed se treba dogovoriti tko je Mentor. 

No, najvažnije od svega je stvoriti atmosferu dobrodošlice: od toplog prijema do detaljnog obilaska i radnog mjesta i njegovog smještaja (obzirom da imamo sve više uvezenih radnika).

Dobra komunikacija je kralježnica uspješnog onboardinga. Sve strane uključene u proces trebaju jasno razumjeti koja su očekivanja od novozaposlenog, od HR-a, od mentora i menadžera, koji su ciljevi organizacije i koji su osobni ciljeve zaposlenika. 

Zadnje i možda najbitnije: novozaposlenima treba objasniti vrijednosti, pravila i nepisane norme organizacije.

Koraci za uspješan onboarding

Onboarding se može podijeliti u četiri faze: priprema prije dolaska, prvi radni dan, prvih 30 dana i dugoročna integracija. 

Svaka faza ima ciljane aktivnosti koje omogućuju uspješnu prilagodbu i dugoročni rast zaposlenika:

1. Priprema prije dolaska

Prije nego što novi zaposlenik stigne:

• Osigurajte radno mjesto i potrebne alate računalo, telefon.
• Pošaljite e-mail dobrodošlice s osnovnim informacijama i rasporedom za prvi dan.
• Informirajte tim o dolasku novog kolege i njegovoj ulozi.

2. Prvi dan

Prvi dan ostavlja trajan dojam na zaposlenika:

• Dočekajte zaposlenika osobno i upoznajte ga s kolegama.
• Organizirajte orijentacijsku sesiju koja uključuje obilazak ureda, ručak s timom i prezentaciju osnovnih informacija o organizaciji.

Kada je dobro osmišljen, onboarding utječe na produktivnost, zadržavanje i zadovoljstvo zaposlenika, a time i na dugoročni uspjeh organizacije.

3. Prvih 30 dana

Tijekom prvih mjesec dana fokusirajte se na:

• Postavljanje ciljeva: Zajedno definirajte mjerljive ciljeve za prvih 30 dana.
• Redovite sastanke: Provjeravajte napredak i pružajte povratne informacije.
• Upoznavanje s procesima: Osigurajte obuku i mentorstvo za radne zadatke.

4. Dugoročni onboarding

Proces onboardinga trebao bi trajati do 12 mjeseci:

• Evaluacija učinka: Redoviti sastanci s menadžerima i mentorima za procjenu napretka.
• Profesionalni razvoj: Uključite zaposlenike u projekte koji podržavaju njihov rast i razvoj vještina.

Ključni akteri u onboardingu

Glavni sudionici su menadžeri, HR odjel, mentor i buddy. Svaki od njih ima specifične odgovornosti koje osiguravaju glatku prilagodbu zaposlenika organizacijskim pravilima, zadacima i kulturi.

Ljudski resursi

HR odjel je vlasnik projekta, glavni pokretač i kontrola. 

Uz to ima i operativne zadaće: pravna dokumentacija prije dolaska, osiguranje paketa dobrodošlice, objašnjenje organizacijskih politika, beneficija i procedura, organiziranje uvodnih sastanaka s timovima i menadžmentom. 

Najčešće su oni predlagatelji za odabir Buddyja.

Menadžeri

Menadžeri su odgovorni za postavljanje primjera kako se ophoditi prema radnim zadacima, timu, odgovornosti. 

Također oni trebaju pripremiti radno mjesto, pobrinuti se za raspored aktivnosti i obuke te redovito komunicirati sa zaposlenikom o njegovim ciljevima i napretku. 

Najčešće su oni predlagatelji za odabir Mentora. 

Glavni sudionici u onboarding su menadžeri, HR odjel, mentor i buddy.

Mentor

Ono što mnogi ne smatraju posebno važnim je određivanje Mentora novoj osobi. 

Međutim Mentor je ključna figura onboarding procesa (ako izuzmemo HR kao nosioca projekta). Njegova/njezina uloga uključuje pružanje podrške i olakšavanje prilagodbi. 

Pri odabiru mentora važno je uzeti u obzir da je Mentor na istoj razini kao novozaposlen, da nema osobnu odgovornost i da ima dovoljno vremena. 

Mentor treba biti sposoban prenijeti znanje i biti uzor u ponašanju te znati osigurati stalan feedback kako bi zaposlenik napredovao. 

Buddy

Još jedna figura koja je važna u procesu je Buddy. Neki ga nazivaju i SPOC (Single Point Of Contact). 

To je osoba iz firme koja spaja novozaposlene s postojećim zaposlenicima kako bi ubrzao integraciju kroz rješavanje neformalnih pitanja, povezivanje novozaposlenih s organizacijskom kulturom i pravilima te koji je podrška menadžmentu i HR timu. 

On može biti osoba iz bilo kojeg odjela i na bilo kojoj razini. Također bi bilo dobro da nema osobnu ili linijsku odgovornost prema novozaposlenom.

Ključna pitanja za evaluaciju onboardinga

Da biste osigurali uspješan onboarding, postavite sebi sljedeća pitanja:

1. Razumiju li novozaposleni svoje zadatke i odgovornosti?

2. Jesu li im jasno komunicirani ciljevi i rokovi?

3. Osigurava li organizacija kulturu podrške i profesionalnog razvoja?

4. Pružate li im redoviti feedback i držite li ih odgovornima za njihove obveze?

Ako je odgovor na bilo koje od ovih pitanja "ne", potrebno je dodatno unaprijediti proces onboardinga.

Kvalitetan onboarding povećava zadržavanje zaposlenika.

Onboarding nije trošak – već investicija

Kvalitetan onboarding ima mnoge prednosti te tvrtke ne bi trebali misliti na nju kao na trošak nego kao na investiciju za budućnost poslovanja koja dalje sljedeće povrate:

• Brža integracija i produktivnost: Strateški pristup skraćuje vrijeme prilagodbe
• Povećanje angažiranosti: Zaposlenici osjećaju pripadnost i motivaciju
• Smanjenje fluktuacije zaposlenika: Kvalitetan onboarding povećava zadržavanje zaposlenika
• Razvoj vještina: Obuka i mentorstvo poboljšavaju stručnost zaposlenika i jačaju kulturu učenja