3 praktična alata za stvaranje pozitivne radne atmosfere unutar tima

Svrha ovog članka je dati vam nekoliko konkretnih alata s kojima možete podržati i održati pozitivnu radnu atmosferu unutar vašeg tima. 

Prije opisa samih alata, razjasnit ću terminologiju iz naslova da prije čitanja zaključite da li vam ovaj članak zapravo može pomoći.

Što je zapravo “tim”?

Pod terminom “tim” podrazumijevamo grupu ljudi, idealno od 6-12 pojedinaca. Pojedinci su radni kolege, formirani u grupu radi lakšeg rješavanja poslovnih izazova. 

Obično su unutar tima kolege koji frekventno komuniciraju, a njihove vještine se međusobno nadopunjavaju i potrebne su za rješavanje problema s kojima se tim susreće. 

Kolege u timu ne moraju biti na istom hijerarhijskom nivou unutar tvrtke.

Oliver Linzbauer, Skill Builder & Trainer at Otom Potom

A što je pozitivno radno okruženje? 

Okruženje u kojem se pojedinci osjećaju sigurno i bez straha iznose svoje potrebe, želje i ideje. Okruženje koje pojedincima nudi podršku u prihvaćanju novih izazova i rješavanju problema. Okruženje koje se zasniva na temelju otvorene komunikacije.

Ovi alati će vam dobro doći ako ste team lead, voditelj, menadžer ili često radite s grupom ljudi i vodite sastanke. 

Dobro će vam doći i ako ste samo dio tima koji pati od nestrukturiranih i neučinkovitih sastanaka - predložite neke od ovih alata kao dio radnog procesa i vidite mogu li pomoći učinkovitosti. 

Prvenstveno su zamišljeni da ih primijenite tijekom radnog sastanka odnosno vremena koje ulažete u komunikaciju, no kad ih počnete koristiti shvatit ćete da je neke od njih moguće primijeniti i u puno širem spektru. 

Mogu se primijeniti samo jednom ili po potrebi, a možete ih uvesti i kao dio standardne prakse tijekom vaših sastanaka.

Ove alate možete primjenjivati i ako neformalno radite s grupama, kao edukator ili facilitator. 

Preporuka je da ove alate ne upotrebljavate grčevito i pod svaku cijenu, već da prije upotrebe stvorite opuštenu radnu atmosferu.

Razmisli - zapiši - podijeli 

(engl. Think - write - share)

Potrebno: 

papir i olovka za svakog člana tima

Primjena:

Postavite pitanje ili tražite novu ideju. Članovi tima ne odgovaraju direktno, na glas, nego im date malo vremena. Prvo imaju minutu da samo razmisle o problemu. 

Zatim, imaju minutu da napišu svoj odgovor, olovkom na papir. 

Tek nakon toga slijedi dijeljenje odgovora/ideja. 

Što dobivate s ovim?

• Jednakost - svaki član tima dobit će priliku iskazati svoje mišljenje. Kada otvoreno postavljate pitanja vrlo često najbrži i najglasniji članovi preusmjere diskusiju u svom smjeru (najbrži i najglasniji nisu uvijek najbolji). 
• Kvalitetnija rješenja - dajete im vremena da razmisle o odgovoru i da ga sroče u sažetu rečenicu. Također ostavljate otvoreni prostor za nepristrana rješenja - članovi tima neće biti pod utjecajem tuđe ideje koju su čuli od kolege, nego možda nađu novo, još kreativnije rješenje.

Kada i kako ja koristim ovaj alat?

Ako u timu imam članove koji se vole raspričati oko svojih ideja, ako imam članove tima koji uvijek imaju odgovor ili ako imam članove tima koje se nikad ne čuje. 

Ovim alatom osiguram okruženje u kojem svaki pojedinac dobije svoju priliku da se izjasni.

Često koristim ovaj alat i ako prvi put radim s grupom ljudi te ih još ne poznajem. Na ovaj način stvorim mjesto i vrijeme za svakog člana tima.

Moguće modifikacije:

• Vrijeme koje im dajete za razmišljanje i zapisivanje u potpunosti ovisi o vama i o kompleksnosti problema kojeg rješavate. 
• Kada dijele svoje odgovore, ne dajte im da prepričavaju svoje odgovore, samo neka pročitaju ono što su zapisali. Tako ne trošite vrijeme na pojedince koji vole detaljnu verbalnu elaboraciju, već ih tjerate da odmah izađu s konkretnim i sažetim rješenjem.

1-2-4-svi konvergencija

Potrebno: 

papir i olovka za svakog člana tima

Primjena:

Postavite im pitanje/problem. 

Ne odgovaraju direktno, na glas, već im dajete malo vremena. Prvo imaju vremena da razmisle, a na papir bilježe glavne točke svog odgovora. Dajete im 2 minute vremena. 

U sljedećem koraku spajate ih u parove. Svaki par diskutira o mogućem rješenju i zajedno trebaju pronaći rješenje s kojim će oboje biti zadovoljni. Dajete im 4 minute.

U novom koraku, spajate parove u četvorke. Svaka četvorka sada ima isti zadatak kao u prethodnom koraku - naći rješenje s kojim će svaki član četvorke biti zadovoljan. 

U završnom koraku imate nekoliko četvorki s gotovim rješenjima. Sami odaberite način prezentacije rješenja, ovisno o vrsti problema kojeg su rješavali.

Ako trebate odabrati samo jedno rješenje, postoji više načina. Možete timu dati mogućnost da sami odaberu najbolje rješenje i nastave raditi na njemu. 

Preporuka je da ove alate ne upotrebljavate grčevito i pod svaku cijenu, već da prije upotrebe stvorite opuštenu radnu atmosferu.

Što dobivate s ovim alatom?

• Jednakost - slično kao i kod razmisli-zapiši-podijeli, svaki član tima ima priliku dati svoj doprinos rješenju. 
• Odnos - članovima tima dajete vrijeme i prostor za uspostavljanje odnosa s kolegama.
• Ušteda vremena - ovaj alat je brzi način za dolazak do rješenja s kojim će svi biti zadovoljni. Svatko je imao priliku doprinijeti rješenju.

Kada i kako ja koristim ovaj alat?

Meni se pokazao dobar kada od tima želim dobiti listu bitnih stvari. 

Može biti lista prioriteta koje treba obaviti, može biti lista pravila koje trebamo poštovati, može biti i najobičnija šoping lista za druženje u petak popodne. 

Svatko krene s onim što je njemu bitno, i pri udruživanju u veću grupu (par ili četvorku) zadržava svoje prioritete. 

Dobra stvar je što pri udruživanju možete postaviti dodatne kriterije - ako je svatko krenuo s jednim prioritetom, pri udruživanju u par postavite uvjet da kao par moraju odabrati samo jedan prioritet! 

I opet, pri udruživanju u četvorku, postavite uvjet da kao četvorka mogu imati samo jedan prioritet. 

Na taj način potičete diskusiju u malim grupama oko onog što je stvarno bitno. Ako imam tim od 12 ljudi i tražim od njih listu prioriteta, primjenom ovog alata ne dobivam listu od 12 prioriteta nego samo 3!

1-2-4-svi konvergencija izvrsno funkcionira i kada iz nečeg vrlo općenitog želite dobiti konkretne, gotove prijedloge. 

Npr. timu ćete dati slobodan petak popodne za druženje i date im zadatak da smisle što žele raditi u to vrijeme. 

Umjesto da dobijete 12 prijedloga koje sada vi morate balansirati, provedite ih kroz ovaj alat. Nakon prvog koraka u kojem svatko na papir zapiše svoj prijedlog, neka pročitaju što imaju zapisano, pa ih grupirajte u parove po kriteriju sličnosti prijedloga. 

Ako ih je troje napisalo “piva”, spojite ih u trojku i dajte im da smisle konkretan plan. Ako ih je četvero napisalo “karaoke”, grupirajte ih zajedno i neka se bave razradom svog prijedloga.

Moguće modifikacije:

• U svakom koraku možete im davati potpitanja ili im pri spajanju u veću grupu istaknuti što je bitno za rješenje. Pri spajanju u veću grupu možete im npr. predložiti da nađu slične točke u rješenju i točke koje su u potpunosti različite.
• Udruživanje u parove i četvorke može biti potpuno nasumično a može biti i po nekom kriteriju. Ako želite razvijati odnose, spajat ćete ih tako spojite one koje inače najmanje komuniciraju zajedno. Ako želite bolja razrađenija rješenja, grupirajte one sa sličnim rješenjima. 
• Razmislite o načinu prezentacije rješenja svake četvorke u posljednjem koraku. Ako ste kratki s vremenom, može se raditi samo o verbalnoj prezentaciji jednog člana, a postoje i načini da uključite cijelu četvorku i da prezentacija rješenja bude dinamična.

Peer-2-peer prijenos znanja

Prva dva alata su vrlo konkretni alati, spremni za primjenu na prvom sastanku s vašim timom. Ovaj alat je više koncept o kojem trebate razmisliti i pronaći pravi način primjene u svojoj poslovnoj okolini. 

Ideja je da unutar svog tima stvorite prijenos znanja među kolegama - oni koji znaju više o određenoj temi uče one koji znaju manje a žele naučiti više. 

Tema može biti softverski alat ili aplikacija koju koristite na poslu, a može biti i znanje engleskog jezika. Npr. ako je za vaše poslovanje bitno poznavanje grafičkih alata poput Photoshopa ili Canve, specifične teme za prijenos znanja bi mogle biti “osnovni rad s layerima u Photoshopu” ili “kako eksportirati predloške iz Canve”.

Peer-2-peer prijenos znanja je koncept o kojem trebate razmisliti i pronaći pravi način primjene u svojoj poslovnoj okolini. 

Kako bi ovaj koncept zaživio kao alat unutar vašeg tima, mogu pomoći tako da vam predložim konkretne korake:

1. Istražite moguće teme koje su zanimljive unutar vašeg tima, korisne su za vaše poslovanje a i zanimljive su članovima vašeg tima, te definirajte listu tema

2. Istražite razinu znanja svakog člana tima o određenoj temi. To možete napraviti kroz brzi proces samoevaluacije malim neformalnim upitnikom. Konkretno - svakom članu tima date papir s listom tema. Kraj svake teme pojedinac mora ocijeniti svoje znanje o određenoj temi brojkom od 1 do 10. 

3. Istražite u kojem smjeru se članovi tima žele razvijati, odnosno koje teme ih zanimaju. Na istom listu papira, svaki pojedinac označi tri teme u kojima se želi razvijati.

4. Evaluacija rezultata - pronađite tko u timu ima najveću razinu znanja o određenoj temi. Pronađite tko bi se htio razvijati u toj temi. Podijelite ih u radne grupe, što manje to bolje.

5. Balansirajte. Ako radite dugoročni plan, imajte na umu da ljudi koji “podučavaju” ponekad moraju biti i “učenici”, i obratno.

6. Osigurajte vrijeme i mjesto za prijenos znanja. Ne morate raditi interne višednevne tečajeve, već 1h vremena mjesečno može napraviti ogromnu razliku. 

Što dobivate s ovim?

• Stručnost - više ljudi unutar vašeg tima postaje stručnije. I to u temi koja je bitna za vaše poslovanje i u temi u kojoj se sami žele razvijati.
• Odnos - između učitelja i učenika stvara se poseban odnos. Prvenstveno, gradite povjerenje među kolegama.
• Motivacija - dotičete dva bitna stupa intrinzične motivacije. U ulozi “učitelja” pojedinci postaju svjesni da su bitni, da je njihovo znanje bitno i da se cijeni, da mogu pomoći nekom (osim što doprinose svojoj firmi). U ulozi “učenika” razvijaju se u smjeru u kojem se žele razvijati, postaju stručniji i vještiji. Ljudi su općenito motivirani kada im date mogućnost da razvijaju svoje vještine.

Zamke?

Pri samoevaluaciji, pojedinci mogu pogrešno ocijeniti svoju razinu znanja. Zato ste tu vi da revidirate i po potrebi korigirate njihove ocjene. 

Čest je slučaj da si stručnjaci u nekom području ponekad daju vrlo niske ocjene, samo zato jer znaju koliko toga ne znaju, dok realno vrlo efikasno rješavaju sve poslovne probleme na koje naiđu. Vrijedi i obratno (vidi Dunning-Kruger efekt)!

Ovi alati su besplatni, praktični i lako ih možete uvesti u svoje poslovne procese. Prva dva alata zapravo će vam uštedjeti vrijeme, dok ćete za peer-2-peer prijenos znanja ipak morati odvojiti nešto ekstra vremena. 

S obzirom na benefite koji proizlaze, vrijedi. Krenite s malo, pa kad vidite rezultate, odlučite da li želite još.

Skrivena, a željena posljedica korištenja ovih alata je prije svega stvaranje psihološke sigurnosti. U vašem poslovnom okruženju, unutar vašeg tima, unutar cijele tvrtke. 

Isto tako, cilj je stvoriti okruženje otvorene komunikacije i međusobne podrške, te omogućiti kvalitetne odnose među kolegama. 

Zašto? 

Dobivate zaposlenike koji daju kreativnija rješenja, manje su izloženi stresu i - učinkovitiji su! I tu u konačnici leži vaš profit, bio financijski ili onaj drugi.

Za bilo kakve upite, detalje i komentare slobodno se javite na [email protected]